PO PPGT

BAB II

PERATURAN ORGANISASI

PO TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN 

Pasal 1

Ketentuan Umum

1.   Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.   Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT. 

Surat Menyurat

1.    Administrasi surat masuk dan sura
t keluar dilakukan oleh Sekretaris Umum (PP) dan Sekretaris (PK,PJ)

2.   Surat keluar yang bersifat Interen organisasi dapat ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP), Ketua dan Sekretaris (PK, PJ) atau Ketua-ketua Bidang dan Wakil Sekretaris sesuai dengan bidangnya.

3.   Surat Keputusan ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP) atau Ketua dan Sekretaris (PK, PJ)

4.   Surat Pernyataan dan Surat Tugas ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum (PP) atau Ketua dan Sekretaris (PK, PJ). Apabila salah satu berhalangan dapat ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris.

5.   Kode dan Nomor Surat diatur sebagai berikut:

Surat Rutin              :   Pengurus Pusat

                                    Nomor Kongres.R.Nomor Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.R.005.PP.07.2009

(Dibaca: Surat Rutin yang ke-5 dikeluarkan oleh PP hasil Kongres XII, dibuat bulan Juli 2009)

                                   

                                    Pengurus Klasis

                                    Nomor Konperensi.R.Nomor Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 15.R.018.AWN.11.2009

 (Dibaca: Surat Rutin yang ke-18 dikeluarkan oleh PK Awan hasil Konperensi XV, dibuat bulan Nopember 2009)

                              

      Pengurus Jemaat

                                    Nomor Rapat Anggota.R.Nomor Surat.bulan.tahun (PJ)

                                    Contoh 20.R.025.DAD.12.2009

(Dibaca: Surat Rutin yang ke-25 dikeluarkan oleh PJ Dadi hasil Rapat Anggota XX, dibuat bulan Nopember 2009)

Panitia/Tim Kerja

                                    Semua persuratan Panitia/Tim Kerja di semua lingkup sedapatnya mengikuti pola dan susunan surat, dimana kode PP/AWN/DAD diganti dengan kode kepanitiaan.

                                   

Surat Keputusan      :   No Kongres/Konperensi/Rapat Anggota.SK.no. Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.SK.15.BAE.02.2009

(Dibaca: Surat Keputusan yang ke-15 dikeluarkan oleh PK Baebunta hasil Konperensi XII, dibuat bulan Februari 2009)

Surat Tugas             :   No Kongres/Konperensi/Rapat Anggota.ST.no. Surat.bulan.tahun

                                    Contoh 12.ST.05.TAN.12.2009

(Dibaca: Surat Tugas yang ke-5 dikeluarkan oleh PJ Tando-tando hasil Rapat Anggota XII, dibuat bulan Desember 2009)

Keterangan:

  Penomoran surat dimulai dari angka 001 dan seterusnya secara berurut sampai periode kepengurusan selesai. Setelah   Kongres/Konperensi/Rapat Anggota maka angka ini kembali ke 001.

  Untuk menyederhanakan persuratan maka semua penomoran menggunakan angka latin, (tidak menggunakan angka romawi).

Pasal 3

Surat Tugas

1.    Surat Tugas terhadap pengurus dan atau anggota PPGT yang bertindak atas nama organisasi dalam kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris PPGT pada lingkup Jemaat dan Klasis serta Sekretaris Umum pada lingkup pusat.

2.    Dalam hal Sekretaris atau Sekretaris Umum adalah penerima Surat Tugas maka Surat Tugas tersebut tetap dibuat oleh Sekretaris atau Sekretaris Umum dan ditanda-tangani oleh Ketua atau Ketua Umum.

3.    Setiap Pengurus/Anggota yang mendapatkan Surat Tugas diwajibkan membuat Laporan Tertulis yang berisi informasi pelaksanaan kegiatan yang dihadiri.

Pasal 4

Tembusan-tembusan

1.  Semua SK kepengurusan baik ditingkat Jemaat dan Klasis ditembuskan kepada PP, karena itu menjadi tugas PJ dan PK untuk menyampaikannya kepada BPM/BPK sebelum pembuatan SK kepengurusan.

2.  Jika terjadi perubahan SK karena PAW maka perubahan SK tersebut ditembuskan kepada PP.

3.   Keputusan Rapat Anggota dan Konperensi ditembuskan ke PP untuk digitalisasi keputusan-keputusan persidangan PPGT.

Pasal 5

Kop Surat

1.  Kop Surat menggunakan Kertas HVS Folio dengan ukuran 21,59 cm x 35,56 cm atau Kertas A4 dengan ukuran 21 cm x 29,7 cm.

2. Contoh bentuk kop surat dapat dilihat dalam lampiran.

3. Huruf resmi yang digunakan untuk semua persuratan dan kegiatan kesekretariatan/administrasi disemua lingkup adalah Maiandra GD, Candara atau Corbel.

Pasal 6

Kartu Anggota

1.  Kartu anggota dimaksudkan untuk memudahkan database potensi PPGT secara umum.

2.  Kartu anggota diterbitkan oleh Pengurus Pusat dan diisi oleh Pengurus Jemaat sebagai penanggung jawab pemberian nomor keanggotaan.

3.  Kartu anggota berlaku selama 1 tahun dan tidak dapat diperpanjang.

4.  Kartu anggota sekaligus berfungsi sebagai kartu kontrol iuran anggota.

5.  Kode nomor keanggotaan adalah 0001 ABC DEF 251275

Keterangan : 0001 adalah nomor urut anggota PPGT di Jemaat

                          ABC adalah kode Jemaat

                          DEF adalah kode Klasis

                          251275 adalah tanggal lahir

6.   Kode Jemaat dan Kode Klasis dapat dilihat dalam Lampiran PO ini.

Pasal 7

Kelengkapan Dasar Sekretariat

Di ruang sekretariat PPGT di semua lingkup sekurang-kurangnya terdapat:

1.    Satu buah papan potensi yang dapat memberikan gambaran umum keadaan PPGT

2.   Satu buah buku daftar tamu, yang merekam setiap orang yang datang ke sekretariat, baik anggota maupun bukan anggota PPGT.

3.   Satu buah buku notulen rapat, yang merekam semua hasil rapat-rapat pengurus dan kepanitiaan yang dibentuk.

4.   Satu buah buku daftar surat masuk dan surat keluar.

5.   Satu buah binder arsip surat masuk

6.   Satu buah binder arsip surat keluar

7.   Satu buah buku kas pembantu

8.   Satu buah buku mobilitas inventaris

9.   Satu set kuitansi/bukti pembayaran

10.  Satu set Kertas Kop, stempel dan bantalannya

Pasal 8

Profil Organisasi

1.  LPJ Pengurus Klasis pada setiap Konperensi wajib dilampiri dengan profil organisasi PPGT Klasis, yang memuat sekurang-kurangnya data dasar potensi anggota per jemaat.

2.  Bagi jemaat-jemaat yang memungkinkan, sangat diharapkan untuk melampiri LPJ pada setiap Rapat Anggota dengan profil organisasi PPGT Jemaat.

3.  Profil Organisasi sekurang-kurangnya terdiri dari data jumlah anggota menurut jenis kelamin, pekerjaan, pendidikan, tingkat keaktifan dan total realisasi anggaran pendapatan tahun sebelumnya.

Pasal 9

Protokoler Dasar Organisasi

1.    Protokoler dasar organisasi adalah Protokoler Organisasi yang digunakan pada acara-acara resmi organisasi.

2.   Protokoler dasar organisasi termaksud dilaksanakan pada semua lingkup kepengurusan.

3.   Urutan-urutan resmi protokoler dasar organisasi adalah sebagai berikut:

a. Kebaktian

b. Acara Nasional

1)      Lagu Indonesia Raya

2)     Mengheningkan Cipta

c.  Acara Organisasi

1)      Menyanyikan Mars PPGT

2)     Pembacaan Pembukaan AD PPGT

d.  Pidato dan Sambutan

4.   Mengheningkan Cipta dipimpin oleh pimpinan organisasi yang paling luas jabatannya pada saat itu.

5.   Pidato dan sambutan disesuaikan dengan kondisi, tempat dan acara.

Pasal 10

Laporan Keuangan

1.    Laporan keuangan bulanan dilingkup jemaat dipublikasikan setiap bulan kepada anggota melalui Kebaktian atau kegiatan lainnya.

2.    Laporan keuangan bulanan dilingkup klasis dikirimkan kepada jemaat-jemaat setiap 3 bulan atau melalui media yang mendukung.

3.    Laporan keuangan bulanan PP.PPGT disampaikan dalam forum Rapat Kerja PPGT atau media yang mendukung.

4.    Setiap Laporan keuangan harus diverifikasi oleh badan verifikasi majelis.

5.    Bentuk Laporan keuangan yang digunakan mengikuti ketentuan yang diatur oleh Badan Verifikasi Gereja Toraja.

Pasal 11

Iuran Anggota

1.    Rapat Anggota setiap tahun menetapkan jumlah iuran anggota PPGT di Jemaat yang bersangkutan.

2.    Iuran Anggota yang terkumpul harus diserahkan kepada pengurus yang lebih luas sesuai dengan persentasinya.

Contoh : Iuran Anggota PPGT Jemaat Tiatira Tambunan sebesar Rp. 1.000/orang/bulan. Maka sesuai ART PPGT, jumlah tersebut akan dibagi dalam persentase sebagai berikut:

·          Pengurus Jemaat Tiatira Tambunan                   = 50 % x Rp. 1.000 = Rp. 500

·          Pengurus Klasis Kesu’ La’bo                                = 30 % x Rp. 1.000 = Rp. 300

·          Pengurus Pusat                                                      = 20 % x Rp. 1.000 = Rp. 200

3.   Pengurus yang lebih luas mempunyai hak untuk menagih Iuran Anggota sesuai dengan persentasinya, sesuai dengan jumlah anggota PPGT di Jemaat. Jumlah tersebut tetap akan ditagih sekalipun tidak ada pengumpulan iuran dijemaat tersebut.

Pasal 12

Penutup

Peraturan Organisasi tentang Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini mengikat semua kepengurusan PPGT di semua lingkup.

BAB I

 Pasal 1

Ketentuan Umum

1.    Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.    Fungsi Peraturan Organisasi  adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT.

3.     Dalam PO ini, yang dimaksud dengan :

a.      PP adalah Pengurus Pusat PPGT

b.      PK adalah Pengurus Klasis PPGT

c.       PJ adalah Pengurus Jemaat PPGT

d.      BPS adalah Badan Pekerja Sinode Gereja Toraja

e.      BVS adalah Badan Verifikasi Sinode Gereja Toraja

f.        BPK adalah Badan Pekerja Klasis

g.      BVK adalah Badan Verifikasi Klasis

h.      BPM adalah Badan Pekerja Majelis

i.        BVJ adalah Badan Verifikasi Jemaat

BAB II

ATRIBUT ORGANISASI

Pasal 1

Logo PPGT

Warna pada logo PPGT adalah sebagai berikut:

1.    Salib dan Alkitab berwarna putih

2.   Pinggiran Alkitab berwarna kuning perak

3.    Semua garis dan tulisan berwarna biru

4.    Rumah Toraja berwarna dasar hitam

5.    Latar lingkaran luar adalah kombinasi putih dan kuning perak

6.    Latar lingkaran dalam adalah kombinasi putih dan biru benhur

7.    Daun kelapa muda berwarna hijau muda

Pasal 2

Stempel

1.     Stempel pengurus pada semua lingkup adalah logo yang diberi keterangan pemilik stempel tersebut. Misalnya Pengurus Pusat, Pengurus Klasis Rantepao, Pengurus Jemaat Dadi, dll.

2.    Tulisan keterangan pemilik stempel dapat ditempatkan dimana saja dengan ketentuan tidak                   mengubah kontur dasar logo dan tetap memperhatikan unsur seni dan estetika.

3.    Jumlah lingkaran pada stempel tetap mengacu pada logo yaitu 2 lingkaran saja.

4.    Ukuran stempel adalah 2,5 cm untuk PP, 3 cm untuk PK dan 3,5 cm untuk PJ.

Pasal 3

Bendera

1.    Bendera untuk kegiatan rapat dan persidangan, harus menggunakan warna dasar biru benhur, sedangkan untuk kegiatan lainnya dapat menggunakan semua warna dasar logo, yaitu biru benhur, hitam, putih, hijau muda dan kuning perak.

2.    Ukurannya tidak boleh lebih besar jika disandingkan dengan Bendera Merah Putih

3.   Gambar pada bendera adalah logo PPGT bukan stempel.

4.   Dibawah logo dapat ditulis identitas, misalnya :\

·         Jemaat Rantepao untuk lingkup Jemaat

·         Klasis makassar untuk lingkup Klasis

·         PPGT untuk lingkup Pusat

5.    Contoh Bendera dapat dilihat dalam lampiran.

Pasal 4

Pakaian

1.    Pakaian formal yaitu jaket yang digunakan oleh Pengurus pada kegiatan Kongres, Konperensi dan Rapat Anggota atau pada saat menghadiri kegiatan formal/undangan organisasi lain adalah jas warna biru atau kemeja dengan warna dominan biru benhur.

2.    Pakaian lainnya dapat menggunakan semua warna dasar pada logo PPGT atau campuran warna-warna itu

Pasal 5

Aksesori

Pengurus dapat mengembangkan sejumlah aksesori PPGT dengan ketentuan tidak melakukan modifikasi pada logo PPGT

PO TENTANG PAW

Pasal 1

Ketentuan Umum

1.   Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerja yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.   Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayanan PPGT.

Pasal 2

Pengertian

Pergantian antar waktu, selanjutnya disebut PAW adalah mekanisme organisasi untuk mengganti personil pengurus PPGT yang tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya karena berbagai hal.

Pasal 3

Alasan-alasan PAW

PAW dilaksanakan terhadap pengurus yang tidak dapat menjalankan tugas karena :

1.   Meninggal dunia

2.   Mengundurkan diri

3.   Meninggalkan wilayah pelayanan lebih dari 3 bulan

4.  Tidak mengikuti kegiatan rutin pengurus 3 kali berturut-turut tanpa informasi yang jelas

5.   Tersangkut kasus hukum sudah yang berkekuatan hukum tetap

Pasal 3

Proses PAW

1.   PAW dilaksanakan secara langsung terhadap pengurus yang memenuhi syarat sebagaimana Pasal 3 butir 1, 2 dan 3.

2.   Bagi pengurus yang berhalangan sebagaimana disebutkan dalam Pasal 3 butir 3, 4 dan 5, maka PAW dilaksanakan setelah melalui pendekatan persuasif.

3.  Tidak diperlukan lagi pengutusan bagi pengurus hasil PAW, karena dipahami bahwa pengutusan bersifat kolektif untuk jabatan kepengurusan.

4.   Pengurus hasil PAW dilantik ditengah-tengah ibadah PPGT dengan pembacaan petikan Keputusan Badan Pekerja Majelis.

Pasal 4

Hal-hal Khusus

1.   Dalam hal seorang pengurus melewati umur 35 tahun dan sedang menjabat tidak perlu dilaksanakan PAW.

2.  Dalam hal seorang pengurus terpilih pada lingkup yang lebih luas dalam masa maksimal 6 bulan berakhirnya kepengurusan tidak perlu dilaksanakan PAW.

3.   PAW terhadap pengurus yang dipilih langsung dalam persidangan harus melalui Rapat Pleno Pengurus Diperluas atau forum yang serendah-rendahnya setingkat dengan itu.

Pasal 5

Penutup

Tata Kerja ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali jika terdapat kekeliruan di dalamnya. 

TATA KERJA PP.PPGT

Pasal 1

Ketentuan Umum

1.     Tata Kerja ini disusun dengan mengacu kepada ADART dan Peraturan Organisasi PPGT serta Keputusan Kongres PPGT.

2.     Yang dimaksud dengan Pengurus dalam Tata Kerja ini adalah Pengurus Pusat PPGT Periode 2008-2013.

Pasal 2

Rapat-Rapat

1.     Jenis-jenis Rapat terdiri atas Rapat Kerja, Rapat Pengurus Harian, Rapat Koordinasi, Rapat Pleno Pengurus, dan Rapat Pleno Pengurus Diperluas.

2.    Semua jenis rapat sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 bukan forum pengambilan keputusan stratejik organisasi tetapi sebagai forum pengambilan keputusan operasional yang bertugas menjabarkan Keputusan Kongres dalam bentuk keputusan-keputusan operasional.

Rapat Kerja (Raker)

1.     Raker PPGT dilaksanakan setiap tahun atau sesuai dengan kebutuhan.

2.    Raker PPGT dipimpin oleh 3 orang Pimpinan Sidang yang terdiri dari Ketua, Wakil Ketua dan Sekretaris.

3.    Ketua dan Wakil Ketua dipilih dari dan oleh peserta Raker sedangkan Sekretaris fungsional dijabat oleh Sekretaris Umum PP.

4.    Raker PPGT diikuti oleh semua PP, Utusan dari klasis-klasis, Penasihat, dan Undangan-undangan yang terdiri dari Undangan PP, Undangan Panitia dan Undangan BPMS.

5.    Raker dinyatakan quorum jika dihadiri oleh ½ + 1 jumlah klasis.

6.    Jika quorum tidak tercapai, maka Raker ditunda 2 x 15 menit dan sesudah itu Raker dinyatakan sah mengambil keputusan.

7.    Tugas dan Wewenang Raker :

a.   Mengesahkan Program Kerja

b.   Mengesahkan RAPB

c.    Mengesahkan rekomendasi-rekomendasi kepada PP, BPMS, dan mitra eksternal.

8.    Keputusan Raker ditandatangani oleh Pimpinan Sidang sedangkan risalah dan notulen Raker ditandatangani oleh Ketua Panitia Raker bersama Ketua Umum dan Sekretaris Umum PP.  

Rapat Pengurus Harian (RPH)

1.    RPH dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 3 bulan atau sesuai dengan kebutuhan.

2.    RPH dipimpin oleh Ketum dan Sekum, dan/atau Ketua Bidang sesuai dengan urgensi dan agenda rapat.

3.    RPH diikuti oleh semua Pengurus Harian dengan tugas:

a.    Mengevaluasi pelaksanaan program kerja

b.    Membuat draft untuk Rapat Pleno Pengurus

c.     Mengevaluasi Kinerja Pengurus

d.    Mengevaluasi pelaksanaan keputusan-keputusan pada lingkup Klasis dan Jemaat.

4.    RPH dinyatakan quorum jika dihadiri oleh Sekum dan Kehadiran Ketua Umum/Ketua-ketua Bidang sesuai urgensinya.

5.    Notulen rapat yang bersifat keputusan dibuat oleh sekum dan risalah rapat dibuat oleh Wasekum.

6.    Notulen rapat ditandatangani oleh Pimpinan Rapat sedangkan risalah rapat ditandatangani oleh Sekum dan ditembuskan kepada semua Pengurus. Risalah rapat yang berhubungan dengan pihak lain ditembuskan kepada yang bersangkutan.

Rapat Koordinasi (Rakor)

1.    Rakor dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.

2.   Rakor dilaksanakan untuk mengoordinasi program antar dua bidang/komisi atau lebih, atau dengan organisasi lain yang terlibat dalam pelaksanaan program.

3.    Rakor dipimpin bersama oleh Ketua Bidang/Komisi/Organisasi yang mengadakan koordinasi

4.   Notulen rakor ditandatangani oleh Pimpinan Rapat sedangkan risalah rapat ditandatangani oleh Sekum dan ditembuskan kepada semua Pengurus. Risalah rapat yang berhubungan dengan pihak lain ditembuskan kepada yang bersangkutan.

Pasal 6

Rapat Pleno Pengurus

1.     Rapat Pleno Pengurus dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 6 bulan atau sesuai dengan kebutuhan.

2.     Rapat Pleno Pengurus dipimpin oleh Ketum dan Sekum.

3.     Rapat Pleno Pengurus dinyatakan quorum jika dihadiri minimal ½ + 1 Pengurus Harian dan minimal ½ + 1 koordinator wilayah.

4.    Jika quorum tidak tercapai, maka Raker ditunda 2 x 15 menit dan sesudah itu rapat dinyatakan sah mengambil keputusan.

5.     Rapat Pleno Pengurus diikuti oleh semua Pengurus Lengkap dengan tugas:

a.   Mengevaluasi pelaksanaan program kerja

b.   Memutuskan draft yang diusulkan Rapat Pengurus Harian

c.   Mengevaluasi Kinerja Pengurus

d.    Mengevaluasi pelaksanaan keputusan-keputusan pada lingkup Klasis dan Jemaat.

6.    Notulen rapat ditandatangani oleh Pimpinan Rapat sedangkan risalah rapat ditandatangani oleh Sekum dan ditembuskan kepada semua Pengurus. Risalah rapat yang berhubungan dengan pihak lain ditembuskan kepada yang bersangkutan.

Pasal 7

Rapat Pleno Pengurus Diperluas

1.    Rapat Pleno Pengurus Diperluas dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.

2.    Rapat Pleno Pengurus Diperluas dipimpin oleh Ketum atau yang dimandatkan bersama Sekum.

3.    Rapat Pleno Pengurus Dipeluas diikuti oleh semua Pengurus Lengkap ditambah beberapa undangan seperti Pengurus Klasis terkait, Pengurus Jemaat Terkait, Panitia/organisasi lain serta senior members.

4.    Notulen rapat ditandatangani oleh Pimpinan Rapat sedangkan risalah rapat ditandatangani oleh Sekum dan ditembuskan kepada semua Pengurus. Risalah rapat yang berhubungan dengan pihak lain ditembuskan kepada yang bersangkutan.

Pasal 8

Jam Kerja Pengurus

1.     Sekum sebagai tenaga fulltimer berkantor setiap hari kerja, kecuali bila mengadakan perjalanan dinas.

2.     Pengurus partime berkantor setiap hari Sabtu Minggu I dan III, kecuali yang berada diluar Toraja.

3.    Semua pengurus wajib menandatangani daftar hadir setiap berkantor.

Pasal 9

Tenaga Fulltimer

Sekretaris Umum sebagai tenaga fulltimer bertugas:

1.   Bertindak sebagai manager untuk semua program kerja PP.PPGT.

2.    Bertindak sebagai manager untuk persuratan masuk dan keluar.

3.    Bertindak sebagai manager untuk perwakilan ke dalam dan keluar organisasi.

4.    Bertindak selaku jembatan antara BPMS dan PP.PPGT.

5.    Bertindak selaku manager kantor PP.PPGT

6.    Menghadiri pertemuan rutin dengan BPMS.

7.    Membuat notulen tertulis untuk setiap Rapat Pengurus.

8.    Membuat notulen tertulis untuk setiap Rapat dengan BPMS.

9.    Membuat notulen tertulis untuk setiap Rapat dengan organisasi lain.

10.  Membuat notulen mobilitas inventaris PPGT.

11.   Membuat Buku Kas Pembantu untuk mencatat penerimaan yang disetor langsung melalui Kantor PP.PPGT.

Pasal 10

Koordinator Wilayah

1.   Tugas-tugas Korwil:

a.   Mengkoordinir pelaksanaan program yang dilaksanakan di wiayahnya sesuai mandat.

b.   Bertindak mewakili Pengurus Pusat dalam kegiatan-kegiatan Klasis dan Jemaat di wilayahnya.

c.   Mendampingi Pengurus Klasis dan Pengurus Jemaat dalam pelaksanaan keputusan Kongres, Raker dan keputusan PP PPGT di wilayahnya.

d.  Mendampingi Pengurus Klasis dan Pengurus Jemaat dalam merampungkan profil Jemaat dan profil klasis setiap tahun.

e.   Mendampingi Pengurus Jemaat dalam pembagian Kartu Anggota.

f.    Menyampaikan persuratan dan informasi lainnya dari dan ke wilayahnya.

Pasal 10

Mekanisme Persuratan

1.    Surat-surat rutin dikonsep dan ditanda-tangani oleh Sekretaris Umum dan/atau Ketua Umum sesuai dengan urgensinya.

2.    Surat-surat menyangkut program dikonsep oleh Sekum dan ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Wakil Sekretaris Umum.

3.    Surat keluar yang prinsipil dikonsep bersama dan ditandangani oleh Ketum dan Sekum.

4.    Surat Keputusan ditandatangani oleh Ketum dan Sekum atau yang dimandatkan.

5.     Surat Tugas dikonsep dan ditandatangani oleh Sekum.

Pasal 11

Keuangan

1.    Bendahara membuat laporan keuangan secara bulanan sekalipun kas pasif.

2.    Bendahara mempersiapkan laporan keuangan untuk diverifikasi setiap 3 bulan atau sesuai dengan pengaturan Badan Verifikasi.

3.    Laporan keuangan beserta kewajiban dan tunggakan jemaat-jemaat dikirim setiap 3 bulan melalui korwil dan pengurus klasis.

4.   Bagi Korwil dan Pengurus Klasis yang datang menyetor ke Kantor PP untuk setiap iuran, target jemaat dan tunggakan lainnya mendapatkan potongan 10% dari jumlah yang disetor.

5.    Pengeluaran tak terprogram yang melebihi 1 Juta Rupiah harus melalui Rapat Pengurus Harian.

Pasal 12

Sistem Informasi Kegiatan

1.     Selain melalui surat, informasi juga dapat disampaikan melalui sms, telepon, dan email.

2.     Informasi melalui sms dinyatakan sah jika dikirim melalui No 085242260436, 081342030854 dengan Kode (1112) diakhir sms.

3.     Informasi melalui email dinyatakan sah jika dikirim melalui akunpp.ppgt@yahoo.com, dan ppgt@yahoo.com.

4.    Semua persuratan ke jemaat akan dikirim melalui Kantor Pengurus Klasis.

Pasal 13

Disiplin Kepengurusan

1.     Setiap pengurus diwajibkan untuk aktif mengikuti kegiatan wajib pengurus seperti rapat-rapat sesuai dengan undangan, pelaksanaan program sesuai undangan dan penugasan-penugasan.

2.    Pengurus yang tiga kali berturut-turut tidak mengikuti kegiatan wajib tanpa informasi yang jelas akan dikenakan sanksi administratif berupa teguran lisan dari Sekum.

3.    Jika point 2 tidak diindahkan maka akan diberikan teguran tertulis oleh RPH.

4.    Jika point 3 tidak diindahkan maka diadakan paw bagi yang bersangkutan.

Pasal 14

Penutup

Tata Kerja ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali jika terdapat kekeliruan di dalamnya. 

PO TENTANG RA, KONPERENSI DAN KONGRES

 Pasal 1

Ketentuan Umum

1.   Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerjan yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.

2.  Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayan PPGT.

 Pasal 2

Rapat Anggota 

1.   Pengurus Jemaat mempersiapkan Rapat Anggota dengan tahapan sebagai berikut :

a)    Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan-persiapan pembentukan Panitia. Untuk konteks jemaat tertentu, Panitia Pengarah adalah Pengurus Klasis dan BPK. Tema Rapat Anggota adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks jemaat.

b)    Mengadakan koordinasi dengan BPM untuk membentuk dan melantik Panitia Rapat Anggota.

c)    Menyusun dan memperbanyak Laporan Pertanggungjawaban, serta menyelesaikan semua proses verifikasi laporan keuangan dari Badan Verifikasi Jemaat.

d)    Menyampaikan waktu pelaksanaan Rapat Anggota melalui Pengumuman Jemaat 3 minggu berturut-turut dan didoakan dalam setiap ibadah.

e)   Menyampaikan undangan kepada semua anggota PPGT tanpa kecuali.

f)    Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis.

g)    Membuka Rapat Anggota

h)   Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.

i)     Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota.

j)    Mempersiapkan dan melaksanakan serah terima kepengurusan, termasuk inventaris dan keuangan.

2.  Dalam hal pengurus tidak dapat mengadakan Rapat Anggota sesuai konstitusi, maka BPM bersama Pengurus Klasis dapat berkoordinasi mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.

3.  Penentuan quorum Rapat Anggota diatur lebih lanjut dalam Tata Tertib Rapat Anggota.

4.  Dalam rangka mendukung program integrasi dengan jemaat maka Rapat Anggota sedapatnya dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan Nopember pada tahun terakhir periode kepengurusan.

5.  Pengurus Klasis berkewajiban menyampaikan persuratan perihal pelaksanaan Rapat Anggota kepada semua jemaat yang akan melaksanakan Rapat Anggota mendahului pelaksanaan Rapat Kerja pengurus jemaat pada tahun berjalan.

6.  Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Rapat Anggota serta Notulen Rapat Anggota yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Rapat Anggota. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan  memungkinkan dapat disiapakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.

7. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.

 Pasal 3

Serah Terima Pengurus Jemaat

1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a.    Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.

b.    Ada naskah Serah Terima

c.    Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.

d.    Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Jemaat.

2.  Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPM dan Pengurus Klasis.

3.  Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.

 Pasal 4

Jemaat Hasil Pemekaran

1.  Rapat Anggota untuk jemaat hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.

2.  Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Jemaat mengadakan Rapat Anggota dengan   tahapan-tahapan sebagai berikut:

a.   Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM Jemaat hasil pemekaran dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.

b.   Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota, sekalipun masa periode belum selesai.

c.    Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.

d.    Membuka Rapat Anggota.

e.    Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.

f.    Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi semua jemaat yang mekar.

g.    Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM jemaat-jemaat hasil pemekaran.

h.    Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing jemaat yang mekar.

3.    Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing jemaat yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.

4.    Rapat Anggota harus membahas pengatusan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.

5.    Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.

 Pasal 5

Jemaat Hasil Pendewasaan

1.  Rapat Anggota untuk jemaat hasil pendewasaan dari cabang kebaktian dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.

2.  Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Cabang Kebaktian otomatis menjadi Pengurus Jemaat secara ad interim dengan tugas utama membenahi semua perangkat dan pranata sebagaimana layaknya sebuah jemaat.

3.    Selanjutnya pengurus jemaat ad interim tersebut mengadakan Rapat Anggota dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota selambat-lambatnya satu tahun setelah didewasakan.

b.  Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota.

c.   Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.

d.  Membuka Rapat Anggota.

e.  Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.

f.  Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi pengurus terpilih.

g.   Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM.

4.    Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.

 Pasal 6

Konperensi

1.   Pengurus Klasis bertugas mempersiapkan Konperensi dengan tahapan sebagai berikut :

a)    Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan Penjabaran GBPP PPGT dalam GBPP Klasis, dan materi lain yang dianggap perlu selambat-lambatnya 9 bulan sebelum Konperensi. Dalam rangka sinkroniasi GBPP maka PP menjadi salah satu anggota Panitia Pengarah.

b)    Mengadakan koordinasi dengan Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Konperensi.

c)    Memohon BPK untuk mengutus Panitia Pelaksana dalam suatu ibadah Jemaat.

d)   Menyampaikan waktu pelaksanaan Konperensi, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Konperensi.

e)    Menetapkan jumlah utusan Jemaat yang akan menghadiri Konperensi.

f)     Mempersiapkan Laporan Pengurus Klasis.

g)   Memanggil jemaat-jemaat untuk menghadiri Konperensi selambat-lambatnya dua bulan sebelum Konperensi.

h)   Menetapkan dan mengundang peserta peninjau.

i)     Membuka Persidangan Konperensi.

2.  Tema Konperensi adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks klasis.

3.  Dalam hal Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Pengurus Klasis dapat menunjuk Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PK setelah berkoordinasi dengan BPK.

4.  Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPK maka Konperensi dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan Oktober pada tahun terakhir periode kepengurusan.

5.  Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Konperensi serta Notulen Konperensi yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Konperensi. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan  memungkinkan dapat disiapkan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.

6.  Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.

 Pasal 7

Klasis Hasil Pemekaran

1.  Konperensi untuk klasis hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPK terbentuk.

2.  Jika BPK sudah terbentuk, maka Pengurus Klasis mengadakan Konperensi dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a.  Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPK hasil pemekaran dan Pengurus Pusat untuk mempersiapkan pelaksanaan konperensi.

b.    Mengundang semua jemaat untuk menghadiri Konperensi, sekalipun masa periode belum selesai.

c.    Menyampaikan undangan kepada Pengurus Pusat dan penasihat.

d.    Membuka persidangan konperensi.

e.    Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.

f.    Mengawal Konperensi sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Konperensi dan Notulen konperensi yang akan menjadi pegangan bagi semua klasis hasil pemekaran.

g.   Menyampaikan hasil Konperensi secara tertulis kepada BPK hasil pemekaran.

h.   Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing klasis yang mekar.

3.    Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing klasis yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.

4.  Konperensi harus membahas pengaturan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.

5.   Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk digitalisasi arsip kepengurusan.

 Pasal 8

Serah Terima Pengurus Klasis

1.   Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a.   Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.

b.    Ada naskah Serah Terima

c.    Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.

d.    Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Klasis.

2.   Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPK.

3.   Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.

 Pasal 9

Kongres 

1.  Pengurus Pusat Bertugas mempersiapkan Kongres dengan tahapan sebagai berikut :

a)    Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan Tema dan Subtema dan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan-persiapan pembentukan Panitia.

b)    Mengadakan koordinasi dengan Klasis/Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Kongres PPGT.

c)    Menyampaikan waktu pelaksanaan Kongres, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Kongres.

d)    Menetapkan jumlah utusan Klasis yang akan menghadiri Kongres.

e)    Memanggil Klasis-klasis untuk menghadiri Kongres selambat-lambatnya dua bulan sebelum Kongres.

f)     Mempersiapkan Laporan Pengurus Pusat.

g)    Membuka Persidangan Kongres.

2.  Peserta yang menghadiri Kongres tapi bukan utusan Klasis dapat ditetapkan sebagai undangan Pengurus Pusat atas persetujuan Kongres.

3.   Dalam hal Klasis/Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Pengurus Pusat dapat menunjuk Klasis/Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PP.PPGT setelah berkoordinasi dengan BPS Gereja Toraja.

4.  Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPS maka Kongres dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan September pada tahun ke V periode berjalan.

5.   Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Kongres serta Notulen Kongres yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Kongres. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan  memungkinkan dapat disipakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.

  Pasal 10

Serah Terima Kepengurusan PP.PPGT

1.  Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a.    Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.

b.    Ada naskah Serah Terima

c.    Telah dilaksanakan peninjauan atas bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.

d.  Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh BVSGT.

2.  Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPS GT.

3.   Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran 

Penutup

Peraturan Organisasi tentang Rapat Anggota, Konperensi dan Kongres ini mengikat semua kepengurusan PPGT di semua lingkup.